EVENTI VIRTUALI | Come organizzarli facilmente?

28.10.2020

Vuoi che la tua azienda continui a organizzare eventi di successo nonostante le limitazioni imposte dalla crisi sanitaria? Di seguito ti spieghiamo come organizzare un evento virtuale in modo semplice e renderlo un vero successo.

L'attuale situazione globale ha modificato anche le tendenze nel settore degli eventi nel 2020, sia personali che aziendali. Tutti sappiamo dell'ondata di cancellazioni di grandi fiere che si è verificata negli ultimi mesi, come ad esempio il Mobile World Congress. Naturalmente, tutto ciò ha spinto molte aziende a cercare alternative diverse per continuare a realizzare i propri eventi aziendali. Per quanto riguarda le celebrazioni personali, le limitazioni di spazio, capienza e distanza hanno anche ridotto drasticamente la celebrazione di matrimoni, comunioni e altri eventi simili.

Per questo motivo, investire in eventi online è diventata una priorità per le aziende e le organizzazioni che non vogliono perdere l'opportunità di continuare a realizzare i propri eventi aziendali nel 2020.

Le ultime tendenze nel settore degli eventi nel 2020:

Senza dubbio, la crisi sanitaria causata dal Coronavirus ha accelerato la digitalizzazione della popolazione e soprattutto delle aziende e delle organizzazioni, che sono state costrette ad adattarsi ai cambiamenti generati dalla pandemia.

Situazioni come le videoconferenze online, le riunioni familiari tramite chiamate di gruppo o il telelavoro sono ormai comuni e accettate dalla maggior parte della società, che ha trovato nella tecnologiaun alleato per continuare a mantenere i contatti con il resto delle persone nonostante la situazione sanitaria. Lo possiamo constatare anche come una chiara tendenza nel settore degli eventi, la cui digitalizzazione ha subito una notevole accelerazione.

Per questo motivo, si sta verificando un notevole aumento di eventi virtuali o online, e stanno iniziando a diffondersi anche eventi ibridi, che combinano la presenza di parte dei partecipanti in loco con partecipanti virtualida qualsiasi parte del mondo. Un chiaro esempio è la fiera Casa Moderna 2020, organizzata in Italia in presenza e che ha avuto anche una presenza digitale grazie alla nostra piattaforma di eventi online.

10 passi per organizzare un evento virtuale di successo:

1 – Innanzitutto, definire l'obiettivo che si intende raggiungere

2 – Inoltre, è necessario determinare gli argomenti che saranno trattati

3 – Stabilire il pubblico target a cui sarà rivolto l'evento virtuale

4 – Determinare i requisiti necessari per realizzare l'evento

5 – Scegliere il formato in cui si svolgerà l'evento virtuale

6 – Allo stesso modo, è necessaria una pianificazione: creare una sceneggiatura con i tempi dettagliati

7 – Preparativi preliminari e creazione di piani di emergenza

8 – È inoltre necessario svolgere una formazione del personale organizzativo

9 – Ricerca dei partecipanti all'evento: relatori, conferenzieri, ecc...

10 – Infine, definire una strategia di monitoraggio: KPI, metriche, ecc...

Come organizzare il tuo primo evento aziendale virtuale online?

In linea di massima, distingueremo due modalità di realizzazione di eventi aziendali online. La prima sarebbe in formato streaming, mentre la seconda sarebbe tramite una piattaforma di eventi online virtuali.

Eventi online in formato streaming:

Si tratta della prima soluzione a cui pensano sia le persone che le aziende per realizzare eventi online nel 2020. Se ci concentriamo sul settore aziendale, di solito si tratta di incontri online come presentazioni o conferenzechiuse, che di solito si svolgono tramite videoconferenza utilizzando strumenti come Skype, Zoom, Discord o simili. Queste conferenze vengono a loro volta trasmesse in streaming in modo che chiunque lo desideri possa assistere all'evento da casa propria.

Questo tipo di eventi sono una soluzione che, a priori, sembra semplice e fattibile. Ma nella pratica, richiedono una grande organizzazione e un team IT che risolva eventuali problemi informatici. Inoltre, risultano poco motivanti per il pubblico in quanto generano un canale di comunicazione che nella maggior parte dei casi è unidirezionale. Ciò provoca la perdita di interazione che potrebbe realmente generarsi in un evento dal vivo.

Eventi online in formato virtuale:

Gli eventi virtuali sono una soluzione molto interessante e il loro utilizzo è in crescita tra le organizzazioni più importanti. Per questo motivo, stanno iniziando a includerli e persino a considerarli indispensabili nella loro strategia di comunicazione.

A differenza degli eventi in streaming, in questi tutti i partecipanti possono interagire tra loro in un mondo virtuale, comunicando tramite la voce come se si trattasse di un evento dal vivo.

Inoltre, l'ambiente virtuale generato è completamente personalizzabile. Tutto viene creato su misura per il cliente, sia gli spazi necessari per l'evento che la loro estetica, che possono essere personalizzati con l'immagine aziendale delle società partecipanti, consentendo di generare un grande impatto sul marchio.

Scopri i vantaggi di organizzare un evento virtuale per la tua azienda

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